لنوضح شيئًا أولاً: منظّمو الفعاليات أشخاص محترفون ومتّزنون. يديرون اللوجستيات، والموردين، والجداول الزمنية، والمتحدثين، وتجهيزات الصوت، وتوزيع المقاعد — ومع ذلك يتذكرون نوع المياه المفضّل لدى العميل.
لكن حتى أمهر منظّم لديه حدود — وهناك عبارات معينة تشبه الضغط على زر الفوضى الحمراء.
إليك نظرة مرحة على ما لا يجب أن تقوله لمنظّم الفعالية… إلا إذا كنت تبحث عن المتاعب.
1. "هذا تعديل بسيط."
هذا التعديل "البسيط" عادةً ما يتطلب إعادة تصميم القاعة، وطباعة ٥٠٠ بطاقة تعريف من جديد، والتنسيق مع ٣ موردين. بسيط بالنسبة لمين بالضبط؟
2. "هل نحتاج فعلًا إلى بروفة؟"
أكيد لا. خلّي الكل يخمّن مكانه، وتوقيت دخوله، وطريقة نطق اسم المدير التنفيذي. إيه ممكن يحصل يعني؟
3. "ممكن نضيف آلة دخان؟"
في هذه المرحلة؟ فقط إذا جبت معاك مسؤول إطفاء، وتأمين شامل، وآلة زمنية.
4. "العميل قرر يأجّل الحدث... للأسبوع الجاي."
يعني بعد ما حجزنا المكان، والطعام، والمتحدثين، وطبّعنا كل شيء… بس خلاص، نأجله. سهل جدًا.
5. "عزمنا شوية ناس زيادة. حوالي ٣٠٠."
مجرد كراسي إضافية؟ وأكل. وبطاقات تعريف. وأمن. وإنترنت أقوى. ويمكن قاعة أكبر.
6. "لو الدنيا مطّرت داخل القاعة، عندكم خطة بديلة؟"
إحنا نفسنا مش فاهمين السؤال ده لحد دلوقتي.
7. "عايزين ايفينت يكون عفوي – بدون تحضير."
تقصد العفوية اللي تتطلب ٣ شهور تحضير، وفريق تقني، وخطة طوارئ؟ تمام.
الخلاصة
تنظيم الفعاليات مزيج دقيق بين الإبداع وإدارة الأزمات. فقبل ما تقول "بس تعديل بسيط"، تذكّر إن منظّم الفعالية أنقذ ٥ كوارث بالفعل اليوم — بعضها مجازي، وبعضها حقيقي.
بدل كده، جرّب تقول:
"كل شيء ممتاز، وشكرًا على مجهودك."
دي الجملة الوحيدة اللي ما تسببش فوضى.